TỔ VĂN PHÒNG KHOA

Giới thiệu:

Tổ Văn phòng Khoa trực thuộc Khoa Răng Hàm Mặt Trường Đại học Nguyễn Tất Thành, là đơn vị tham mưu và giúp việc cho Ban Chủ nhiệm Khoa, đồng thời là đơn vị nghiệp vụ chuyên môn về các công tác hành chính, pháp chế, tổ chức, nhân sự, liên quan tài chính, kế toán, cơ sở vật chất, truyền thông và quản trị thương hiệu Khoa.

Chức năng:

1. Tham mưu và giúp việc cho Ban Chủ nhiệm Khoa trong công tác lãnh đạo, quản lý và điều hành thực hiện các chức năng và nhiệm vụ của Khoa.
2. Thực hiện, hỗ trợ và quản lý công tác hành chính, tổ chức, văn thư, lưu trữ, pháp chế, liên lạc, lễ tân, khánh tiết, giao tiếp, công tác dạy – học, công tác tài chính – kế toán, quản lý cơ sở vật chất, văn phòng phẩm và ấn phẩm trong Khoa, quản lý công nghệ thông tin, truyền thông, quản trị thương hiệu Khoa.

Nhiệm vụ:

1. Tham mưu và giúp việc cho Ban Chủ nhiệm Khoa trong việc thiết lập, triển khai và quản lý:
– Công tác pháp chế: Xây dựng và ban hành các văn bản pháp lý nội bộ; soạn thảo và kiểm tra các văn bản của Khoa; điều tiết, giám sát và kiểm soát hoạt động pháp chế trong Khoa theo đúng quy định của pháp luật và tránh những rủi ro pháp lý; hỗ trợ giải quyết các tranh chấp lao động, khiếu nại, tố cáo;
– Công tác hành chính, công tác tổ chức: Làm công tác thư ký cho Ban Chủ nhiệm Khoa, bao gồm soạn thảo chương trình, kế hoạch công tác, lịch công tác; thông báo họp, phối hợp chuẩn bị nội dung, ghi biên bản cuộc họp do Ban Chủ nhiệm Khoa chủ trì; chuẩn bị các văn bản theo yêu cầu của Ban Chủ nhiệm Khoa; phổ biến, theo dõi và đôn đốc các đơn vị thực hiện công việc đúng tiến độ; chủ trì công tác thi đua, khen thưởng, kỹ luật trong Khoa;
– Công tác nhân sự: Thực hiện chỉ đạo của Ban Chủ nhiệm Khoa về quy hoạch nguồn nhân lực, quản lý hồ sơ và dữ liệu nhân sự, tuyển dụng nhân sự, đào tạo và bồi dưỡng nhân sự, chế độ chính sách cho đội ngũ nhân sự, lịch làm việc, theo dõi và đánh giá nhân sự, xử lý quan hệ lao động;
– Công tác quản trị thương hiệu Khoa: Thực hiện các thủ tục đăng ký bản quyền và bảo hộ nhãn hiệu, duy trì và phát triển thương hiệu Khoa;
– Công tác tài chính, kế toán: Lập kế hoạch ngân sách năm tài chính của Khoa, cân đối nhu cầu sử dụng kinh phí các đơn vị trong Khoa theo các quy định và định mức chi tiêu; quản lý và sử dụng tiết kiệm, có hiệu quả và công khai minh bạch các nguồn tài chính theo đúng qui định của pháp luật và trường; giám sát việc sử dụng tài chính, vật tư kỹ thuật, thanh quyết toán theo đúng Quy chế chi tiêu nội bộ và quy định của Trường.
2. Điều hành và quản lý công tác hành chính, công tác tổ chức thuộc thẩm quyền văn phòng:
– Thực hiện công tác văn thư, lưu trữ, trình xử lý các văn bản đến, quản lý văn bản gửi đi; đảm bảo cho các thủ tục hành chính được thực hiện đúng quy định;
– Thực hiện cải cách hành chính: Phụ trách và điều phối bộ phận tiếp nhận hồ sơ và trả kết quả theo cơ chế, quy định và quy trình của Trường và Khoa; thu thập, tiếp nhận và tổng hợp ý kiến, góp ý Khoa và báo cáo cho Ban Chủ nhiệm Khoa;
– Thực hiện công tác tổ chức các hoạt động hội họp của Ban Chủ nhiệm;
– Phụ trách công tác lễ nghi, khánh tiết, tiếp khách của Khoa: Đón tiếp và hỗ trợ khách đến làm việc với lãnh đạo Khoa; giao tiếp và giải quyết các yêu cầu của phụ huynh và khách trong phạm vi cho phép; trả lời cuộc gọi và thư từ đến Khoa;
– Phối hợp tổ chức công tác hiếu hỷ trong Khoa;
3. Chủ trì và phối hợp tổ chức, điều phối và quản lý công tác đào tạo:
– Phối hợp Phòng Quản lý Đào tạo, Tổ Quản lý Đào tạo Khoa, giáo vụ các bộ môn và giảng viên trong việc xếp lịch học/lịch giảng và lịch thi của các học phần trong mỗi học kỳ; báo cáo tình hình thiếu và nợ giờ giảng của giảng viên cho Ban Chủ nhiệm Khoa để có sự điều phối kịp thời; nhập lịch học lên hệ thống của Trường và điều chỉnh giờ giảng trên hệ thống khi giảng viên yêu cầu thay đổi;
– Quản lý và hỗ trợ người học: Quản lý thông tin người học và hồ sơ học tập, chính sách học bổng, hướng dẫn đăng ký và đóng học phí, hỗ trợ xử lý các vấn đề liên quan đến việc thu học phí và học tập; cung cấp các đề cương chi tiết học phần vào đầu học kỳ; quản lý điểm của người học; quản lý tình hình vắng học nhiều, nợ học phần để nhắc nhở người học và báo cáo cho cố vấn học tập; quản lý tạm ngưng học, thôi học để báo cáo cho cố vấn học tập và Ban Chủ nhiệm Khoa;
– Hỗ trợ giảng viên: sắp xếp và theo dõi lịch giảng và lịch thi, hỗ trợ làm hợp đồng lao động đối với giảng viên thỉnh giảng; hỗ trợ giảng viên giảng dạy trên lớp, ra đề thi, nộp đề, chấm thi và nộp điểm; tổng hợp giờ giảng và báo cáo; theo dõi tiến độ thanh toán giờ giảng đối với giảng viên thỉnh giảng và tiền vượt giờ giảng đối với giảng viên cơ hữu, báo cáo việc trễ hạn cho Ban Chủ nhiệm Khoa;
– Tham gia công tác coi thi theo sự phân công của Trường và Khoa.
4. Phối hợp quản lý cơ sở vật chất, văn phòng phẩm, ấn phẩm của Khoa:
– Đề xuất mua sắm, tiếp nhận, cấp phát, sử dụng và quản lý văn phòng phẩm theo quy định của Trường;
– Tham gia công tác quản lý và điều phối việc sử dụng các phòng và các công trình phúc lợi khác trong Khoa; quản lý hệ thống cấp điện, cấp nước và các cung cấp dịch vụ thông tin khác phục vụ hoạt động của Khoa;
– Phối hợp thực hiện cấp phát quà tặng theo chỉ đạo của Ban Chủ nhiệm Khoa và theo quy định của Trường;
– Phối hợp thực hiện và quản lý các ấn phẩm của Khoa.
5. Phối hợp quản lý tài chính – kế toán của Khoa: bao gồm quản lý ngân sách được cấp cho Khoa trong năm tài chính, việc thu – chi, kể cả tình hình nợ học phí, lập báo cáo tài chính và xử lý các vấn đề kế toán liên quan đến hoạt động của Khoa.
6. Quản lý công nghệ thông tin trong Khoa: Ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn phòng; tổ chức quản lý, khai thác, biên tập, lưu trữ và cập nhật thông tin trên Cổng Thông tin điện tử của Trường và Khoa; tham gia công tác truyền thông sự kiện và quảng bá thương hiệu của Khoa.
7. Phối hợp với các tổ nghiệp vụ chuyên môn khác của Khoa trong các hoạt động liên quan đến công tác hành chính, tổ chức, thương hiệu, nhân sự, tài chính, kế toán.